İyi hazırlanmış bir FF&E brifi, üreticinin projenizi tahmine dayanmadan fiyatlamasını, planlamasını ve teknik olarak çözmesini sağlar. En azından tasarım çizimlerini ve FF&E şartnamesini, oda tiplerine göre metrajı (BOQ), kaplama listesini, bütçe aralığını, iş programındaki ana tarihleri, şantiye koşullarını ve mobilyanın uyması gereken standartları gönderin. Eksiksiz bir brif, karşılaştırılabilir teklifler ve siparişten sonra daha az değişiklik demektir.

1. Çizimler ve tasarım fikri

Kesinleşmemiş olsa bile tasarım ekibinin elindekileri paylaşın:

  • Her oda tipi ve ortak alan için mobilya yerleşimli planlar.
  • Yatak başlığı, gardırop, çalışma masası, lavabo dolabı ve diğer sabit mobilyalar için görünüş ve detay çizimleri.
  • Her ürün için ölçülü FF&E şartname sayfaları veya tasarım çizimleri.
  • Konsept panoları, referans görseller ve varsa marka tasarım rehberi.

Tasarım aşamasını açıkça yazın: konsept, geliştirilmiş tasarım veya uygulama projesi. Üretici erken çizimlerden de fiyat verebilir; ancak açık kalan ayrıntılar için fiyata pay eklenir.

2. Metraj ve FF&E listesi

Metraj (BOQ) ya da FF&E listesi teklifin omurgasıdır. Her satırda şunlar bulunsun:

  • Ürün kodu, tanımı ve yeri (oda tipi, kat, alan).
  • Genel ölçüler ve ana malzemeler.
  • Oda başına adet ve toplam adet.
  • Ürünün tasarıma göre mi üretileceği, yoksa katalogdan mı seçileceği.
  • Tedarik ve montajın kimde olduğu.

Çizimlerde, listelerde ve numunelerde aynı ürün kodlarını kullanın. Böylece adet veya tasarım değiştiğinde karışıklık olmaz.

3. Oda tipleri ve adetler

Her oda tipini, adedini ve farklarını gösteren bir oda matrisi hazırlayın. Ayna simetrik (sağ/sol) odaları, bağlantılı odaları, süitleri ve engelli erişimine uygun odaları ayrıca işaretleyin. Erişilebilir odalarda mobilya yükseklikleri, boş alanlar ve yerleşim çoğu zaman farklıdır; bu nedenle standart oda gibi sayılmamalıdır. Kapsamdaysa lobi, restoran, bar, toplantı salonları ve koridorlar gibi ortak alanları da ekleyin.

Gelecekteki onarımlar için yedek stok (attic stock) istiyorsanız bunu da belirtin.

4. Yüzey kaplamaları ve malzemeler

Her yüzey kaplamasını referansıyla birlikte listeleyin: ağaç türü ve boya tonu, ahşap kaplama (veneer), vernik parlaklığı, laminat, taş, metal yüzey, kumaş ve deri. Kumaş veya deriyi müşteri ya da tasarımcı sağlıyorsa (sektörde COM veya COL olarak anılır), tedarikçiyi, mevcut miktarı ve teslim tarihini yazın.

Fiziksel numune, yalnızca koddan daha güvenilirdir. Üreticiden üretim öncesinde onay için kaplama numunesi isteyin ve onaylanan bir takımı referans olarak saklayın.

5. Bütçe aralığı

Bütçe aralığı, üreticinin doğru yapım yöntemini ve malzemeyi önermesine yardım eder. Bütçeyi oda tipi veya paket bazında verin ve para birimini belirtin. Bütçenin neleri kapsadığını yazın: ambalaj, nakliye, ithalat vergileri, montaj ve yedek stok. Bütçe sınırlıysa kalitenin en çok nerede önemli olduğunu söyleyin; örneğin yataklar ve oturma grupları. Böylece tasarruf başka kalemlerde aranabilir.

6. İş programı

Ana tarihleri gönderin:

  • Tasarımın dondurulması ve imalat çizimlerinin onayı.
  • Numune oda (mock-up) tarihi ve onayı.
  • Her katın veya alanın mobilya montajına hazır olacağı tarihler.
  • Teslim ve açılış tarihi.

Otel aşamalı açılacaksa bunu belirtin. Aşamalar üretim sırasını, ambalajı ve sevkiyatı etkiler.

7. Şantiye koşulları

Teslimattaki sorunların çoğu şantiyede başlar. Şunları anlatın:

  • Şantiye adresi, erişim yolları, boşaltma alanı ve teslimat saatlerindeki kısıtlar.
  • Büyük parçalar için asansör ölçüleri, kapı genişlikleri ve merdiven erişimi.
  • Varsa şantiyedeki depolama alanı.
  • Aynı dönemde çalışan diğer ekipler, çalışma saatleri ve iş güvenliği kuralları.
  • Duvara sabitlenecek ürünlerde duvarın yapısı ve mobilyaların yakınındaki prizlerin yerleri.

8. Standartlar ve gereklilikler

Üreticiye yalnızca projenin hangi ülkede olduğunu değil, hangi kuralların geçerli olduğunu da bildirin:

  • Döşemeli mobilya, yatak ve perdeler için yangın performansı.
  • Erişilebilirlik kuralları; örneğin ABD’de 2010 ADA Standartları, İngiltere’de Approved Document M.
  • Otel bir markayla işletilecekse marka veya işletmeci standartları.
  • Aydınlatma ve diğer elektrikli ürünler için hedef pazarın elektrik sertifikaları.
  • Dayanım, temizlik ve garanti beklentileri.

Yangın performans seviyesini genellikle binanın yangın risk değerlendirmesi ve proje şartnamesini hazırlayan tasarımcı belirler. Henüz karar verilmediyse bunu açıkça yazın; tahminde bulunmayın.

9. Ticari koşullar

Teklifi nasıl istediğinizi belirtin: hangi Incoterms teslim şekli, montajın dahil olup olmadığı, ödeme aşamaları, garanti süresi ve istediğiniz belgeler (test raporları, bakım kılavuzları gibi). Teklifleri aynı temelde karşılaştırabilmek için her üreticiden varsayımlarını ve kapsam dışı kalemlerini listelemesini isteyin.

Kısa kontrol listesi

  • Çizimler ve FF&E şartnamesi
  • Ürün kodlu metraj (BOQ)
  • Adetleri gösteren oda matrisi
  • Numuneleriyle birlikte kaplama ve malzeme listesi
  • Bütçe aralığı ve kapsadığı kalemler
  • İş programındaki ana tarihler
  • Şantiye erişimi ve depolama bilgisi
  • Geçerli standartlar ve marka gereklilikleri
  • Teslim şekli ve montaj kapsamı